Für Formulare wird das Plugin WPForms eingesetzt. Eine Übersicht und die Möglichkeit, Formulare und dessen Einträge zu verwalten, finden Sie in der Administration unter dem Menüpunkt “WPForms”.
Beispiele für verschiedene Formular-Anwendungsfälle inkl. Anleitung
Bedingter Versand an unterschiedliche Empfänger, je nach Seite
Sie möchten ein Formular für mehrere Seiten unterschiedlichen Inhalts nutzen? Und im besten Fall soll, je nachdem, auf welcher Seite das Formular abgeschickt wird, dessen Inhalt dann je nach Seite an den zuständigen Mitarbeiter / die zuständige Abteilung verschickt werden?
Formular mit gebühren (z. B. für Veranstaltungen)
Ihr Formular soll beim Ausfüllen die anfallenden Gebühren berechnen, zum Beispiel für ein Seminar? Die Gebühren sollen sich automatisch verändern, je nach angegebener Anzahl der Teilnehmer oder Zusatzoptionen?
Formulare erstellen und bearbeiten
In der Formularübersicht können Sie mit einem Klick auf den oberen Button “Neues Formular hinzufügen” ein Formular erstellen. Sie gelangen dann in den Formular-Bearbeitungsmodus. Um ein bereits bestehendes Formular zu bearbeiten, fahren Sie mit der Maus über den Titel des jeweiligen Formulars in der Liste, bis das Aktionsmenü erscheint. Klicken Sie dann auf “Bearbeiten”.
Zum Löschen eines Formulars klicken Sie im o. g. Aktionsmenü auf “Papierkorb”. Über den Papierkorb haben Sie die Möglichkeit, das Formular auch endgültig zu löschen.
Sie können sich außerdem über “Vorschau” eine Vorschau des Formulars anzeigen lassen, wie es im Frontend für die Besucher Ihrer Website aussehen wird.
Sie haben außerdem die Möglichkeit, über “Duplizieren” ein Formular zu duplizieren. Dies ist hilfreich, wenn Sie ähnliche Formulare für verschiedene Seiten anlegen oder Ihre Formularstruktur, Empfänger der Einträge etc. immer identisch sein sollen und erleichtert den Bearbeitungsaufwand.
Eine offizielle (englischsprachige) Dokumentation zum Plugin WPForms finden Sie auf der Seite des Herstellers.
Einrichtung
Bei Erstellung eines Formulars können Sie unter “Einrichtung” Ihrem Formular einen Namen geben, z. B. “Kontaktformular” oder “Bewerbungsformular”. Als Nächstes können Sie aus unzähligen vorgefertigten Templates ein passendes für Ihr Formular auswählen. Die Felder im Template können Sie im Nachhinein noch bearbeiten. Sie haben allerdings auch die Möglichkeit, mit einem leeren Formular zu starten und Ihre Formularfelder selbst festzulegen.
Felder
Im Bereich “Felder” fügen Sie über Drag & Drop Ihre gewünschten Formularfelder in Ihr Formular ein.
Einstellungen zu den einzelnen Feldern legen Sie über die Feldoptionen fest. Klicken Sie zum Aufrufen der Feldoptionen auf das jeweilige Feld, was Sie bearbeiten möchten.
Je nach Feldtyp haben Sie bestimmte Einstellungsmöglichkeiten. Prinzipiell können Sie im Reiter “Allgemein” generelle Daten pflegen, wie beispielsweise Feldname, das sogenannte “Label” oder eine Beschreibung für das Feld.
Über den Schieberegler “Erforderlich” legen Sie fest, ob ein Feld ein Pflichtfeld ist, oder nicht.
Für erweiterte Einstellungen navigieren Sie in den Reiter “Erweitert”. Dort können Sie beispielsweise einen Platzhaltertext eingeben, die Größe des Feldes bestimmen oder die Anzeige von Label bzw. Sublabel (Bezeichnung, die unter dem jeweiligen Feld steht) deaktivieren.
Folgend erklären wir die Einstellungsmöglichkeiten für die gebräuchlichsten Felder. Für weitere Infos zu anderen Feldern können Sie sich in der offiziellen (englischsprachigen) Dokumentation informieren.
Das Feld “Name”
Mit diesem Feld können Sie Namen abfragen. Sie haben hier verschiedene Möglichkeiten:
- Format “Einfach”: Eine Zeile, in der der Websitebesucher seine(n) Namen eintragen kann
- Format “Vorname Nachname”: Zwei getrennte Zeilen für Vorname und Nachname
- Format “Vorname Zweitname Nachname”: ermöglicht, neben Vor- und Nachnamen auch einen zweiten Vornamen einzugeben.
Tipp: Über das Format “Einfach” können Sie bspw. auch einen Firmennamen abfordern. Ändern Sie in dem Fall einfach das Label in “Firmenname” oder “Firma”.
Das Feld “E-Mail”
In dieses Feld können Nutzer ihre E-Mail-Adresse eintragen. Das Feld prüft automatisch, ob es sich bei der eingegebenen E-Mail-Adresse um eine gültige Adresse handelt.
Über E-Mail-Bestätigung aktivieren können Sie den Nutzer zusätzlich auffordern, die E-Mail-Adresse in einem zweiten Eingabefeld noch einmal einzugeben, um sie zu bestätigen.
In den erweiterten Einstellungen haben Sie die Möglichkeit, E-Mail-Adressen in eine Erlaubtliste bzw. eine Verbotsliste einzutragen. Die Verbotsliste könnten Sie beispielsweise für bekannte Spam-E-Mail-Adressen nutzen.
Das Feld “Phone”
Das Feld fragt die Telefonnummer ab. Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl:
- Format “Smart”: Ländervorwahl und Nummer werden separat dargestellt und werden getrennt ausgewählt bzw. eingegeben.
- Format “US”: Eingabe und Anzeige der Telefonnummer im US-Format.
- Format “International”: Eingabe und Anzeige der Telefonnummer im internationalen Format (freie Eingabe).
Das Feld “Einzeiliger Text”
In dieses Feld kann ein Text eingegeben werden. Das Feld wird einzeilig dargestellt und eignet sich daher für die Eingabe von Stichworten. Die Maximallänge kann optional in den erweiterten Einstellungen auf eine bestimmte Anzahl von Wörtern oder Zeichen begrenzt werden
Das Feld “Textabsatz”
In dieses Feld kann ein Text eingegeben werden. Das Feld wird mehrzeilig dargestellt und eignet sich daher für die Eingabe von längeren Texten, bspw. für Bemerkungsfelder oder ganze Textnachrichten bei einem Kontaktformular. Die Maximallänge kann optional in den erweiterten Einstellungen auf eine bestimmte Anzahl von Wörtern oder Zeichen begrenzt werden.
Das Feld “Dropdown”
Mit diesem Feld stellen Sie eine Dropdown-Liste, also eine Auswahlliste dar, mit beliebig vielen Wahlmöglichkeiten. Sie können die Wahlmöglichkeiten auch nachträglich noch in der Reihenfolge vertauschen und somit nach Belieben anordnen.
In den erweiterten Einstellungen können Sie die Mehrfachauswahl aktivieren – so ist es den Nutzern möglich, mehrere Optionen auszuwählen.
Über “Dynamische Wahlmöglichkeiten” können Sie festlegen, wenn die Auswahlmöglichkeiten auf dynamischen Inhalten beruhen, abhängig entweder vom Inhaltstyp (Seiten, Beiträge, Veranstaltungen, Ansprechpartner, …) oder der Taxonomie (Kategorien, Schlagwörter, Veranstaltungs-Kategorien).
Anwendungsbeispiel: Sie versenden bestimmte Newsletter für verschiedene Beitragskategorien. Nutzer können sich für die jeweilige(n) gewünschte(n) Kategorie(n) zum Erhalt des Newsletters anmelden, indem Sie bei den dynamischen Wahlmöglichkeiten die Option “Taxonomie” und als Taxonomie-Quelle “Kategorien” auswählen. Der Vorteil hierbei: Legen Sie neue Kategorien an, müssen Sie das Formular nicht aktualisieren und die Kategorien händisch nachtragen – das übernimmt das System automatisch für Sie.
Das Feld “Multiple Choice”
Mit diesem Feld stellen Sie eine Auswahlliste dar mit beliebig vielen Wahlmöglichkeiten. Sie können die Wahlmöglichkeiten auch nachträglich noch in der Reihenfolge vertauschen und somit nach Belieben anordnen.
Sie können den Wahlmöglichkeiten auch Bilder hinterlegen, indem Sie den Schieberegler “Bild-Wahlmöglichkeiten benutzen” aktivieren. Dann können Sie bei jeder Wahlmöglichkeit ein individuelles Bild hochladen (maximale Größe 250 x 250 px).
In den erweiterten Einstellungen können Sie über den Schieberegler ggf. festlegen, ob die Wahlmöglichkeiten zufällig angeordnet werden sollen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, noch ein Layout festzulegen:
- ohne Bilder: Darstellung der Wahlmöglichkeiten einspaltig, zweispaltig, dreispaltig oder Inline (nicht untereinander, sondern nebeneinander).
- mit Bildern: Modern, Klassisch oder Keiner – suchen Sie sich aus, was Ihnen optisch besser gefällt.
Über “Dynamische Wahlmöglichkeiten” können Sie festlegen, wenn die Auswahlmöglichkeiten auf dynamischen Inhalten beruhen, abhängig entweder vom Inhaltstyp (Seiten, Beiträge, Veranstaltungen, Ansprechpartner, …) oder der Taxonomie (Kategorien, Schlagwörter, Veranstaltungs-Kategorien).
Anwendungsbeispiel: Sie versenden bestimmte Newsletter für verschiedene Beitragskategorien. Nutzer können sich für die jeweilige(n) gewünschte(n) Kategorie(n) zum Erhalt des Newsletters anmelden, indem Sie bei den dynamischen Wahlmöglichkeiten die Option “Taxonomie” und als Taxonomie-Quelle “Kategorien” auswählen. Der Vorteil hierbei: Legen Sie neue Kategorien an, müssen Sie das Formular nicht aktualisieren und die Kategorien händisch nachtragen – das übernimmt das System automatisch für Sie.
Das Feld “DSGVO-Einverständnis”
Mit diesem Feld holen Sie sich über eine Checkbox das Einverständnis der Nutzer für die Verarbeitung der angegebenen personenbezogenen Daten ein. Der Text kann frei formuliert werden, mithilfe eines HTML-Codes können Sie auch bspw. auf die Datenschutzerklärung verlinken.
HTML Code für verlinkten Text:
<a href="URL">Link-Text</a>Das Feld “File Upload”
Dieses Feld erlaubt es, Dateien hochzuladen und dem Formulareintrag anzuhängen. Sie können zusätzlich festlegen,
- welche Dateiendungen erlaubt sind (kommasepariert),
- was die maximal Dateigröße pro Datei in MB ist (keine Angabe: 100 MB) und
- wie viele Dateien maximal hochgeladen werden dürfen (keine Angabe: Anzahl 1)
In den erweiterten Einstellungen können Sie außerdem zwischen den Anzeigestyles “Modern” und “Classic” wählen. “Modern” bietet die Möglichkeit, Dateien per Drag & Drop und über den Dateiexplorer hinzuzufügen, “Classic” hingegen erlaubt nur die Auswahl über den Dateiexplorer.
Über den Schieberegler “Store file in WordPress Media Library” können Sie optional festlegen, dass die vom Nutzer hochgeladenen Dateien automatisch in Ihre WordPress Mediathek gespeichert werden sollen.
Das Feld “Layout”
Mit diesem Feld fügen Sie dem Formular und seinen Feldern ein bestimmtes Layout hinzu. Damit ist es beispielsweise möglich, Felder in Spalten nebeneinander darzustellen. Das Layout-Feld an sich wird nicht angezeigt. Ziehen Sie zum Platzieren die jeweiligen Felder einfach per Drag & Drop an die gewünschte Stelle unter dem Layout-Feld.
Hinweis: Jedes Feld hat ggf. eine andere Höhe. Haben Sie beispielsweise 6 Felder und möchten diese jeweils in zwei Spalten und 3 Zeilen untereinander darstellen, beginnen die Felder nebeneinander ggf. nicht immer auf derselben Höhe. Möchten Sie dies dennoch, setzen Sie einfach zwischen jede Zeile ein neues Layout-Feld mit je 2 Spalten.
Einstellungen
Allgemein
Hier legen Sie einen Formularnamen (entspricht dem eingegebenen Formulartitel bei der Einrichtung), eine Formularbeschreibung fest, wählen Schlagwörter aus, mit denen das Formular bspw. bei der Suche auf Ihrer Website gefunden werden soll und können bei Bedarf einen individuellen Text für den Absenden-Button sowie einen Text, der während der Verarbeitung, also während des Sendens, angezeigt werden soll, eingeben.
Benachrichtigungen
In diesem Bereich legen Sie Benachrichtigungen fest, die versendet werden, wenn das Formular ausgefüllt und abgeschickt wurde.
Wichtiger Hinweis: die Standardeinstellungen können Sie meist so lassen. Tragen Sie jedoch bitte unbedingt bei “Send To Email Adress” eine eigene E-Mail-Adresse Ihrer Einrichtung ein, an die die Benachrichtigungen geschickt werden sollen. Tun Sie dies nicht, ist standardmäßig die E-Mail-Adresse des Administrators hinterlegt – also support@viosys.com.
- Send To Email-Adress: Haupt-Empfänger der Benachrichtigung
- CC: Empfänger in Cc
- Email Subject Line: Betreff der E-Mail-Benachrichtigung
- From Name: Absender-Name der Benachrichtigung (entspricht dem Website-Namen)
- From Email: Absender-Email-Adresse (standardmäßig die E-Mail-Adresse des Administrators)
- Reply-To Email Adress: Beim Antworten auf die E-Mail-Benachrichtigung wird diese Adresse angeschrieben. (Tipp: Wenn Sie dem Absender des Formulars antworten wollen, setzen Sie hier den Smart-Tag “E-Mail-Adresse” – somit wird die E-Mail-Adresse eingesetzt, welche der Absender des Formulars eingegeben hat.
- Email Message: Der Inhalt / die Nachricht der E-Mail-Benachrichtigung. Standardmäßig ist der Smart-Tag “{all_fields} gesetzt, d. h. der Inhalt aller ausgefüllten Felder wird in der Nachricht angezeigt. Mithilfe von Smart Tags lassen sich individuelle Nachrichten gestalten (Dies ist hilfreich, wenn Sie beispielsweise eine automatische Eingangsbestätigung an den Formular-Absender versenden wollen)
Über die Bedingte Logik (Conditional Logic) können Sie individuelle Ausnahmen oder Bedingungen beim Versand von Benachrichtigungen einstellen. Mehr Infos zur Anwendung von bedingter Logik finden Sie in der offiziellen Dokumentation “Using Conditional Logic”.
Bestätigungen
Richten Sie hier eine gewünschte Bestätigung für die erfolgreiche Übermittlung des Formulars ein. Sie können hier unterscheiden zwischen
- Message: Nach dem Absenden wird eine Kurznachricht angezeigt. Dies ist standardmäßig ausgewählt, bitte beachten Sie, dass die Standardnachricht derzeit auf Englisch formuliert ist.
- Show Page: Es wird eine Seite Ihrer Website angezeigt. Dabei können Sie jede Seite wählen, die in Ihrem Projekt angelegt ist.
- Go to URL (Redirect): Hiermit können Sie auf eine (externe) Seite weiterleiten. Geben Sie dafür die komplette URL ein.
Marketing und Zahlungen
In diesen beiden Bereichen haben Sie die Möglichkeit, Add-ons zu installieren und einen Marketing-Dienst-Anbieter wie MailChimp, Seninblue o. a. oder Zahlungsdienste wie bspw. PayPal anzubinden und somit Marketing- bzw. Zahlungsfunktionen freizuschalten.
Je nach Add-on müssen Sie für eine erfolgreiche Anbindung verschiedene Schritte durchführen – mehr dazu in der offiziellen Dokumentation “Addons”.
Formulare in Seiten einbetten
Formulare betten Sie mithilfe des Blocks “WPForms” in Seiten oder Beiträgen ein. Mehr dazu in unserer Anleitung zum Block “WPForms”.