Umgang mit den Daten eines abgeschickten Formulars

Sobald ein Besucher der Webseite ein von Ihnen bereitgestelltes Formular ausfüllt, übernimmt das System für Sie folgende Aufgaben:

  • Das System prüft, ob der Ausfüllende alle von Ihnen definierten Pflichtfelder ausgefüllt hat. Dabei wird auch in Bezug auf die verschiedenen Formularfeldtypen auf die inhaltliche Korrektheit geprüft, z.B. ob im E-Mail-Feld auch eine rein vom Format her richtig geschriebene E-Mail-Adresse eingetragen wurde.
  • Ist alles ok, werden die eingegebenen Daten 1:1 in einer Datenbank gespeichert. Dabei wird auch gespeichert zu welchem Zeitpunkt und auf welcher Seite das Formular ausgefüllt wurde. Über die Formularverwaltung haben Sie als Redakteur hierauf Zugriff und können diese Eintragungen einsehen, bearbeiten und weiterverwenden.
  • (optional) Wenn von Ihnen im Formular konfiguriert, wird eine E-Mail an einen Ansprechpartner in Ihrer Einrichtung für Daten aus dem Formular geschickt. Hierbei ist auf die Regelung zu achten die hier beschrieben ist.
  • (optional) Wenn von Ihnen im Formular konfiguriert, wird eine E-Mail an den Ausfüllenden geschickt. Den Text hierfür können Sie selbst über den Content-Manager definieren. Ebenso können Sie im Content-Manager bei den Formulareinstellungen definieren, was die Absenderadresse für diese E-Mail ist. Wird keine angegeben, wird die global eingetragene E-Mail-Adresse des Ansprechpartners für die Webseite verwendet. Weiterhin können Sie eine BCC-Adresse definieren an die diese E-Mail ebenfalls gehen soll (z.B. um einen Ansprechpartner in Ihrer Einrichtung über das zu informieren was der Ausfüllende erhalten hat). Wichtig für diese Funktion ist, dass min. 1 Formularfeld vom Formularfeldtyp E-Mail-Feld vorhanden ist.
  • (optional) Wenn eine E-Mail aus dem Formular heraus generiert werden sollte, können Sie diese auch per authentifizierten E-Mail-Versand über Ihren eigenen E-Mail-Server schicken. Lesen Sie dazu hier mehr.

Sobald diese Punkte vom System abgearbeitet wurden, wird dem Ausfüllenden eine Danke-Seite mit einem von Ihnen im Content-Manager zum Formular hinterlegten Text angezeigt.

Beachten Sie, dass Sie innerhalb von E-Mails, deren Texte Sie über den Formulargenerator definieren, wie hier beschrieben auch Platzhalter verwenden können um vom Ausfüllenden hinterlegte Inhalte in E-Mails mitzuschicken. Beachten Sie, dass dieses Vorgehen jedoch der Zielsetzung des Diakonie-Projektes, keine Nutzerdaten unverschlüsselt zu verschicken widerspricht.

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